Formalités pour un voyage scolaire en Espagne (UE)

1. Pièce d'identité : le document dépend du profil de l'élève

Pour l'Espagne, un ressortissant français peut entrer avec un passeport ou une carte nationale d'identité en cours de validité, retour compris.

La prolongation de 5 ans de certaines cartes d'identité ne concerne que les cartes délivrées à des majeurs : contrôlez la date d'expiration réelle. Le site Conseils aux voyageurs recommande un passeport valide plutôt qu'une carte périmée. Un renouvellement prend plusieurs semaines, davantage avant l'été : invitez les familles à vérifier dès l'annonce du projet.

2. Autorisation de sortie du territoire et documents parentaux

L'autorisation de sortie du territoire (AST) s'applique à tout mineur qui réside habituellement en France, quelle que soit sa nationalité, dès lors qu'il quitte le territoire sans titulaire de l'autorité parentale. Les textes de l'Éducation nationale citent expressément les voyages scolaires et ne prévoient aucune dispense, y compris pour une destination de l'Union européenne.

• Formulaire Cerfa n°15646*01 (service-public.gouv.fr), signé par l'un des titulaires de l'autorité parentale.
• Photocopie lisible de la pièce d'identité du signataire jointe.
• Durée fixée par le signataire, un an au maximum.
• L'enseignant collecte les AST et les conserve pendant toute la durée du séjour. L'original, avec la copie de la pièce du signataire, peut être demandé à la frontière, y compris dans l'espace Schengen.

L'AST ne remplace pas l'autorisation parentale de participation au voyage, qui est un document distinct. La signature d'un seul parent suffit, l'accord de l'autre étant présumé, sauf désaccord porté à la connaissance de l'établissement. Dans ce cas, l'accord des deux parents est recherché. Trois situations demandent de la vigilance :

• Le signataire et l'enfant n'ont pas le même nom : demandez une pièce prouvant que le signataire détient l'autorité parentale.
• Un conflit parental sur le voyage est connu : le second parent est invité à formaliser son désaccord par écrit.
• L'enfant fait l'objet d'une interdiction de sortie du territoire prononcée par un juge : l'AST ne lui permet pas de partir.

Cette étape s'inscrit dans l'organisation du séjour.

3. Élèves de nationalité étrangère ou hors UE

C'est le point qui demande le plus d'anticipation. Les textes consultés distinguent deux solutions pour un mineur non européen résidant en France :

• Un passeport individuel valide, accompagné du document de circulation pour étranger mineur (DCEM), ou d'un visa de long séjour ou d'un document de voyage pour réfugié ou apatride.
• À défaut de passeport, le document de voyage collectif, délivré par la préfecture. Il tient lieu de passeport collectif et de visa d'entrée pour la plupart des pays de l'Union européenne et de l'espace Schengen. Il est limité à la durée du voyage.

La demande de document collectif est faite par le chef d'établissement : liste des élèves concernés, nom de l'enseignant responsable, photographie, justificatifs de séjour des parents, acte de naissance et AST de chaque élève. Une note de la préfecture de la Côte-d'Or demande un dossier complet au moins un mois avant le départ. Ce délai varie selon les préfectures : contactez la vôtre très tôt. Cette note recommande aussi un passeport individuel avec DCEM, des contrôles ayant été rétablis aux frontières intérieures de l'espace Schengen.

Le DCEM est demandé en ligne par le représentant légal. Les délais de traitement sont variables, et une taxe de 50 € était indiquée sur service-public.gouv.fr, hors enfants de parent européen. Pour un élève majeur non européen, les textes demandent un titre de séjour valide et un passeport individuel. Faites confirmer chaque situation par la préfecture, et au besoin par le consulat d'Espagne.

4. Santé : carte européenne d'assurance maladie (CEAM)

La CEAM permet une prise en charge des soins médicalement nécessaires dans le système public espagnol, selon les règles locales. Elle est gratuite, individuelle et nominative : chaque élève doit avoir la sienne, y compris les moins de 16 ans.

• Elle se demande sur le compte ameli, par téléphone au 3646 ou au guichet de la caisse. Aucun document n'est à fournir.
• Service-public.gouv.fr indique 20 jours au moins avant le départ. Nous conseillons de la demander dès l'ouverture des inscriptions.
• Elle est valable 2 ans au plus. En cas de demande tardive, un certificat provisoire de remplacement, valable 3 mois, est téléchargeable sur le compte ameli.
• Les frais sont parfois à avancer, puis remboursés. Elle ne couvre ni le sauvetage ni le rapatriement.

5. Accompagnateurs

Un voyage scolaire est toujours encadré par au moins un enseignant. Les autres adultes (enseignant, personnel de l'établissement, parent, bénévole) doivent être autorisés par écrit par le chef d'établissement. Les accompagnateurs extérieurs à l'Éducation nationale (parents, bénévoles) font l'objet d'un contrôle d'honorabilité par les services départementaux : l'enseignant recueille leur état civil complet. Chaque adulte voyage avec sa propre pièce d'identité valide.

Un AESH et un volontaire en service civique ne comptent pas dans le taux d'encadrement. Une personne formée aux premiers secours est obligatoire sur le lieu d'hébergement en primaire si personne de la structure d'accueil ne l'est, et recommandée dans le second degré. Voir notre ressource rôles et responsabilités des accompagnateurs.

6. Liste des participants et déclaration du voyage

Après l'autorisation du voyage, le chef d'établissement transmet aux services départementaux de l'Éducation nationale la liste des accompagnateurs avec un numéro d'urgence, les ordres de mission, et une note d'organisation comprenant la liste des élèves avec leur date de naissance et le numéro d'une personne à joindre en urgence. Un voyage à l'étranger doit aussi être déclaré sur la plateforme Ariane du ministère des Affaires étrangères, qui permet de localiser les participants. Gardez sur vous, pendant tout le séjour, une copie de la liste et du dossier des autorisations.

Autres questions : notre FAQ.

7. Assurance, assistance et rapatriement

Une attestation d'assurance ne peut pas être exigée des familles, mais une assurance est vivement recommandée. Une responsabilité civile et une individuelle accident sont fortement recommandées aux accompagnateurs bénévoles, comme une assurance annulation. La CEAM ne couvrant pas le rapatriement, vérifiez que l'assistance rapatriement figure dans votre contrat. Class Évasion dispose d'une assurance responsabilité civile professionnelle (voir organisation et sécurité). Dans nos fiches séjours Espagne, l'assurance annulation n'est pas incluse : demandez les garanties d'assistance et d'annulation avec votre devis.

8. Médicaments, PAI et besoins médicaux

Demandez aux familles une autorisation écrite de soins et, si elles le souhaitent, une fiche sanitaire (éléments confidentiels sous pli cacheté possible). L'enseignant conserve les projets d'accueil individualisés (PAI) et les médicaments associés pendant tout le voyage, et connaît la procédure d'urgence. Le surcoût lié à un PAI ou à un handicap ne peut pas être imputé à la famille. Prévoyez ordonnance à jour et médicaments dans leur emballage d'origine. Pour un médicament sous contrôle (stupéfiant, psychotrope), le médecin et le consulat d'Espagne indiqueront les formalités éventuelles.

9. Calendrier recommandé : qui fait quoi, quand

Ces repères sont les nôtres. Seuls les délais attribués à une source sont officiels.

Le détail des étapes se trouve dans le rétro-planning d'un voyage scolaire.

10. Erreurs fréquentes

• Confondre l'AST et l'autorisation parentale de participation.
• Oublier la photocopie de la pièce d'identité du signataire.
• Constater trop tard qu'une carte d'identité est périmée.
• Commander la CEAM trop tard, ou oublier celle d'un élève.
• Traiter les élèves étrangers au dernier moment.
• Croire que l'Union européenne dispense d'AST.

11. Checklist finale avant le départ

• Pièce d'identité valide pour chaque élève et chaque adulte.
• AST originale et copie de la pièce du signataire, par mineur.
• Autorisation parentale de participation et autorisation de soins.
• CEAM de chaque élève (ou certificat provisoire).
• Passeport, DCEM ou document collectif des élèves étrangers.
• Liste des participants, contacts d'urgence, copie du dossier.
• PAI, médicaments, ordonnances, trousse de secours.
• Contrat d'assurance et numéro d'assistance.